http://dx.doi.org/10.18667/cienciaypoderaereo.156

Artículo
CIENCIA Y PODER AÉREO 11(1): 92-105, 2016

El uso del método MICMAC¹, para la definición de procesos de intervención en las organizaciones²

O uso do método MICMAC para a definição de processos de intervenção nas organizações³

The use of the MICMAC method for the definition of intervention processes in organizations⁴

Rafael Ignacio Pérez Uribe⁵, Hugo Alfonso Vargas⁶
Universidad EAN

Recibido: 16/09/2015
Aprobado evaluador Interno: 09/11/2015
Aprobado evaluador externo: 07/12/2015

Para citar este artículo:
Pérez-Uribe, R.; & Alfonso, H. (2016). El uso del método MICMAC, para la definición de procesos de Intervención en las organizaciones. Ciencia y Poder Aéreo, 11 (1), 92-105. Doi: http://dx.doi.org/10.18667/cienciaypoderaereo.156

Resumen: este artículo es un extracto del Informe de Investigación titulado MicMac⁷, aplicado a los componentes del PENTEX, una aproximación a la validación de las matrices" (Pérez-Uribe, Nieto, Vargas & Díaz, 2015), cuyo propósito es divulgar la aplicación de la metodología de análisis

estructural, en la definición de las variables gue fundamenten un proceso de Identificación, valoración y posterior monltoreo, facilitando los procesos de Intervención y/o acompañamiento en las organizaciones.

Resumo: este documento é um extrato do informe da pesquisa sob o nome,"MicMac, aplicado para os componentes do PENTEX, uma aproximação à validação das matrizes"(Pérez-Uribe, Nieto, Vargas e Díaz, 2015), cujo propósito é divulgar a aplicação da metodologia do análise estrutural, na definição das variáveis que fundamentem um processo de identificação, valoração e seguimento posterior, facilitando os processos de intervenção e/ou acompanhamento nas organizações.

Abstract: This document is an excerpt from the research report entitled, "MicMac, appiied to the components of PENTEX, an aproximation to the matrix validation" (Pérez-Uribe, grandson, Vargas and Diaz, 2015), whose purpose is to disseminate the application of the structural analy-sis methodology, in the definition of the variables that support a process of intervention in the organizations, in the definition of the variables that support the processes of identification, evaluaron and subsequent monitoring, facilitating the processes of intervention and/or support in organizations.

Introducción

Dentro de los trabajos de investigación aplicada en la Universidad EAN, se resalta el diseño de conceptos, metodologías y herramientas que permitan sensibilizar a los usuarios (comunidad gubernamental, empresarial y académica) acerca de la necesidad de aplicarlas, para facilitar el diagnóstico de la empresa, la definición de rutas de mejora y la elaboración de propuestas concretas que coadyuven a la toma de decisiones y orienten los planes de acción, que viabilicen alcanzar los resultados empresariales (Pérez-Uri-be y Ocampo-Guzmán, 2015).

Varios trabajos se han realizado en torno a este objetivo, en particular se puede citar la aplicación del MMGO⁸ (Pérez-Uribe, Nieto, Velázquez, et al. 2009) en más de 250 empresas de manera aleatoria. Aplicaciones que están acercando al g3pymes⁹ de la Universidad EAN a desarrollar un marco teórico para el conocimiento de la dinámica y gestión de las Pymes Colombianas. Los datos e información obtenidos de esta labor han sido la base para los estudios y análisis desarrollados por Garzón, Pérez-Uribe y Nieto (2009), Pérez -Uribe (2010), Ortiz y Pérez-Uribe (2010), Pérez-Uribe y Ramírez (2015), Pérez-Uribe (2015) en donde se han depurado los componentes del nuevo modelo denominado PENTEX¹⁰ y cuya caracterización, metodología y dinámica están contenidos, además de los estudios anteriores, en el informe final de investigación denominado "MicMac, aplicado a los componentes del PENTEX, una aproximación a la validación de las matrices" (Pérez-Uribe, Nieto, Vargas y Díaz, 2015). Este método, también denominado análisis estructural es, ante todo, una herramienta de estructuración de ideas y ofrece la posibilidad de describir un sistema con la ayuda de una matriz poniendo en relación todos sus elementos constitutivos. Estudiando esta relación, el método permite hacer aparecer las variables esenciales que explican a la evolución del sistema.

Planteamiento del problema

Como queda revelado en el documento Conpes 3484 de 2007, el tejido empresarial colombiano está compuesto en un 99.6% por micro, pequeña y mediana empresa, en donde la mediana empresa obtiene la menor en participación de los tres grupos señalados. En su gran mayoría, este tipo de empresas, denominadas pymes de sobrevivencia adolecen de cultura empresarial, herramientas y estructuras que apoyen una dinámica eficiente de gestión y de direccio-namiento de las unidades productivas (Pérez-Uribe.2000), (Pérez-Uribe, Nieto, Velázquez, etal. 2009), además de que la realidad de la economía colombiana indica "que solo un número reducido de pymes se califican como el tipo de empresas que hacen que la visión de la política nacional en términos de oferta exportable y de penetración de mercados complejos sea una realidad"(Avellaneda, Nieto, etal. 2012, p5).

Con lo descrito se evidencia la necesidad de contar con una herramienta de consultoria e investigación aplicada, que ponga en comunicación a la empresa y a la universidad, que permita relevar estructuras y aproximar herramientas para fundamentar una nueva cultura de gestión empresarial en la pyme colombiana, y dar respuesta a los siguientes cuestionamientos:

1. ¿Cuáles son los componentes y las variables relevantes para diagnosticar y medir la gestión que fundamenten las políticas y decisiones de largo plazo?
2. ¿Cuál es el contexto académico y práctico de estos componentes?
3. ¿Cómo orientar esos componentes en un contexto de evolución cualitativa, que oriente el tránsito de transformación?
4. ¿Cómo caracterizar las variables del PENTEX y habilitar a partir de allí indicadores que soporten las acciones de diagnóstico y seguimiento?

Breve marco teórico

El pentágono de la excelencia, PENTEX, es una simplificación y, a la vez, un robustecimiento del MMGO, enfocado directamente a afectar de manera positiva el ROA¹¹ de las Pymes, desarrollado en la Universidad EAN. Surge como necesidad de contar con una herramienta ágil y fácil de aplicar en el contexto de las necesidades de gestión en las empresas pequeñas y medianas y, ocasionalmente, a las unidades micro empresariales de acumulación.

El modelo tiene su origen en los trabajos de investigación previos desarrollados en la vlcerrectoría, gue buscaban centrar la atención en los componentes que mejor explicaban la rentabilidad obtenida en la empresa. De allí surgen los cinco componentes que se describen más adelante, a los cuales se agregó el de Operaciones. Sobre esta base, se configuró el modelo simplificado que, como queda dicho, se denomina PENTEX (Pérez-Urlbe, 2010).

Los componentes constituyen la visión sintética del MMGO, generada a partir de la necesidad de construir un modelo que tuviera, entre otras, las siguientes características: liviano, pertinente, eficaz y útil.

1. Liviano, Involucra los seis componentes más representativos en la gestión de cualquier empresa y que tienen una incidencia directa con los resultados financieros - ROA, independientemente de su vocación; agrícola-minera, industrial, comercial o de servicios.
2. Pertinente, todas las empresas requieren:
• Enfoque y gestión de inversiones fijas.
• Conocimiento, localización y gestión de su oferta de productos.
• Definición de su capital humano, a todo nivel.
• Conocimiento, herramientas, y métodos para la adecuada gestión de información y recursos.
• Apertura hada los escenarios de creación de valor y auto-sostenlbilidad de la empresa.
• Gestión de la cadena de valor y de abastecimiento - Logística.
3. Eficaz, en la medida en que los resultados obtenidos de la aplicación del modelo muestren una realidad y faciliten la adecuada elaboración de programas y proyectos de mejora para la empresa, en un escenario de métricas cualitativas y cuantitativas, emergentes de la aplicación del PENTEX mismo y como consecuencia del seguimiento correspondiente a las actividades derivadas de los programas y proyectos en operación.
4. útil, en la medida que articula los componentes, ya caracterizados, con las variables definidas, permitiendo leer las necesidades de la empresa en un momento dado. El modelo mismo puede hacer parte de la evaluación de la gestión, dado que los resultados observados periódicamente se constituyen en una métrica útil para el seguimiento y evaluación del direccionamlento y evolución de la empresa.

Los seis componentes del PENTEX se describen así:

1. Estrategia y estructura organizacional. Desarrolla a través de las variables y descriptores los temas concernientes a Identificar la existencia de procesos para la formulación e implementación de estrategias, de manera paralela con la Identificación de la estructura de la empresa, su grado de alineación y sistema de finalidades, la vigilancia del entorno, la responsabilidad social y la asociatividad.
2. Mercadeo y comercialización. En los descriptores correspondientes se toman en cuenta los aspectos inherentes a las definiciones de producto, validando la orientación de la empresa al mercado, la estrategia de marketing y el desarrollo de actividades de comercio exterior
3. Talento humano: dos variables orientan los descriptores del modelo, la cultura inherente a la empresa atendida y la capacidad desplegada para gestionar el talento humano, incluyendo el clima laboral y la comunicación organizacional.
4. Finanzas: en tanto que una disciplina transversal a la empresa, se trata de identificar el estado actual y las posibilidades futuras de la empresa, para gestionar información, y facilitar la toma de decisiones de inversión y de financiación en un contexto de operaciones costos e impuestos, elementos determinantes para explicar la renta obtenida por la empresa
5. Innovación y conocimiento: es una filosofía enmarcada en la estrategia de la empresa, determinante del desarrollo futuro, pero descuidada por este tipo de empresas, razón por la cual la atención se centra en evaluar el conocimiento de la organización, el equipo humano existente y los procesos orientados en la búsqueda de nuevos espacios para el producto, en el mercado o en la definición del modelo de negocio.
6. Operaciones. Es una sumatoria de actividades, que articulan las actividades de los componentes anteriores y en donde pueden surgir contratiempos importantes. Los descriptores apuntan a describir la situación actual de los procesos de producción o servucción, la logística y la gestión ambiental, en los contextos de capacidad, eficiencia y cumplimiento de normas respectivamente.

Los componentes anteriores se redefinieron en un nuevo contexto, permitiendo aproximar una doble lectura; la primera proporciona un perfil estático explicativo de las áreas de la empresa, la segunda, a partir de la relocaliza-

ción de las variables en los factores; cultural, competitivo, económico, tecnológico y social, nos permite observar las capacidades de la empresa para orientar un proceso de mejora.

Método

Es Importante resaltar que el método MIcMac¹² -"Matriz de impactos cruzados y multiplicación aplicada para una clasificación" es una herramienta diseñada por Godet (2000), cuya función principal es facilitar la estructuración de ideas. En general, posibilita la descripción de un sistema / modelo, a partir del diligenciamiento de una matriz; orientada verticalmente a la descripción del grado de influencia y horizontalmente a la descripción del grado de dependencia de cada una de las variables dispuestas para el efecto (figura 1).

Tanto el grado de influencia como dependencia directa surge de la calificación de cada uno de los expertos; 1 si la Influencia es débil; 2 si la influencia es moderada y 3 si la influencia es alta, en cada una de las matrices diligenciadas individualmente. La suma de las filas como las columnas describen, en principio¹³, la influencia y dependencia de cada variable en el sistema, permitiendo la identificación de las variables esenciales en la evolución del mismo (ver más detalles en el Anexo 1).

La labor se centró en la aplicación de este método a partir de la selección de un grupo de expertos, integrantes del proyecto de investigación e invitados, quienes, a partir de la definición de una serie de variables¹⁴, diligenciaron la matriz de influencias y dependencias de 24 variables distribuidas en 6 componentes de PENTEX.

De esta manera, y soportados en la herramienta MicMac, se procedió al análisis respectivo obteniendo las matrices de influencia / dependencia indirectos, los planos directos e indirectos correspondientes¹⁵ y los gráficos correspondientes a los planos anteriores, además del perfil y posición de cada una de las variables tanto en el plano directo como indirecto comentados. Los resultados observados a través de los anteriores elementos, permitieron diferenciar las variables clave para la intervención en una pyme, en particular para acompañar el salto del estadio 1 al 2 y del 2 al 3, del modelo en cuestión y de acuerdo con os siguientes hallazgos.

Variables - Uso dual resultante

Cada uno de los componentes iniciales están articulados con las correspondientes 24 variables que permitiesen la lectura e interpretación de la realidad de la empresa, además de inductores para las acciones de mejora e innovación requeridas por la misma. La Tabla 1 muestra la agrupación de las variables del modelo.

La Tabla 1 y las 24 variables, que leídas de Izquierda a derecha, muestra la orientación tradicional por componentes (primeras 3 columnas), en tanto que las columnas restantes se refieren a la doble lectura, por factores. En la segunda columna del cuadro de la derecha, se observa la sigla de la variable, utilizada en el aplicativo MicMac.

El trabajo, a partir de la concepción anterior, consistió en encontrar la manera de clasificar las variables anteriores, para facilitar la generación pertinente de indicadores, que oriente el conocimiento actual de la empresa y permita el desarrollo de procesos de mejora.

Hallazgos - Aplicación MicMac.

En la Tabla 2 se observan los datos consolidados, los cuales se calcularon a partir de los promedios de los valores individuales otorgados por los expertos¹⁶. Está matriz constituye los datos de entrada al aplicativo MicMAc, el cual muestra el resultado de la matriz de influencias / dependencias directas y calcula la matriz de influencias / dependencias indirectas.

La matriz de Influencias / dependencias indirectas, se calcula a través del producto de los interceptos de la matriz de influencias / dependencias directas, para estabilizar el resultado de influencias y dependencias al 100%y mostrar los desplazamientos de las variables en el diagrama cartesiano - Planos de influencias / dependencias Indirectas Figura 2.

Los resultados obtenidos en la figura anterior permitieron localizar las variables en los cuadrantes, que se explican así:

El cuadrante I presenta las variables con un alto grado de influencia y dependencia, por ello se consideran las "variables conflictivas", por su inestabilidad, dado que están sujetas a cambios constantes internos y del entorno. Son las variables en las cuales es importante actuar si se quieren obtener resultados del sistema completo, en este caso el sistema de gestión empresarial de las unidades bajo estudio. Las variables identificadas se pueden observar en la Tabla 3.

La interpretación consecuente de la categoría de estas variables y teniendo en cuenta el origen del PENTEX¹⁷, permite afirmar que las variables determinantes para la modernización y acercamiento de la empresa a un estadio de clase mundial, en su orden, son las variables mostradas en el cuadro anterior.

El cuadrante II muestra las variables que se pudieran catalogar como de alta influencia y relativa dependencia, denominándose "variables de poder". Aquí radica la capacidad y oportunidad con que se pudiera actuar en las variables anteriormente comentadas. Son, por decirlo de una manera más práctica, el espacio en donde se identifican los prerrequlsltos o condiciones del sistema.

En este cuadrante se localiza la variable Estructura Organizacional, no sujeta a la variabilidad de condiciones anteriormente comentada, pero si un referente Importante sobre el cual actuar en los planes de intervención del estadio 2. Sin embargo, por su nivel de dependencia influencia, se vuelve a considerar al final de este análisis.

El cuadrante III se refiere a las variables poco influyentes y poco dependientes, que corresponden a inercias del sistema, se les denomina"variables autónomas". En este caso y apoyados en la Figura 2, se observan 8 variables, pero este análisis se centra en las inscritas en el cuadrado inferior izquierdo de la misma figura y relacionadas en la Tabla 4 siguiente, como las representativas de la definición anterior.

Es evidente la caracterización anterior, cuando se hace referencia a las variables gestión humana, asociatividad e impuestos, las cuales responden a la inercia de la gestión en la empresa derivadas de la cultura de la misma, los resultados y las normas que regulan su actividad.

El cuadrante IV muestra las variables que se caracterizan por un nivel alto de dependencia y baja influencia. Se les denomina "variables de resultado", por su sensibilidad a las acciones de las "variables conflictivas". Frecuentemente se traducen como objetivos o resultados del sistema (Tabla 5).

En este orden de ideas, es evidente la caracterización de la rentabilidad y se podría asumir que la dinámica de gestión ambiental solo es posible en la medida en que se obtienen resultados en las variables de conflicto, hasta involucrar la gestión ambiental¹⁸ en la estrategia de la empresa.

En la metodología MicMac se identifican variables que están localizadas en el centro del plano, (véase Figura 2; variables contenidas en la elipse). Estas variables se dividen en variables regulatorias y variables complementarias. Las primeras, localizadas en la parte superior de la elipse Cuadrantes 1 y 2, conocidas como "llaves de paso", por cuanto son el soporte fundamental para que el cumplimiento del propósito fijado sobre las variables de conflicto.

Las segundas se localizan en la parte inferior de la elipse, cuadrantes 3 y 4. Normalmente son soporte de las anteriores, por ello se conocen como variables "palancas" o complementarias. El detalle de estas variables, en el modelo PENTEX, se puede apreciar en la Tabla 6.

Sin duda, se puede observar la relación directa que se manifiesta del estudio del entorno económico y la información en la gestión de planeación y la estrategia de la empresa. De la misma manera, la incidencia de la información y la logística en la variable producción y como se anotaba anteriormente en el cuadrante II, la necesidad de contar con una infraestructura adecuada para gestionar las variables de conflicto, esto es, tener como prerrequisito la definición de la Estructura organizacional para gestionar as variables comentadas.

Asimismo, se infiere la caracterización dada a las"varia-bles palanca" cuando se observa el complemento dado a las "variables reguladoras" (Figura 3).

De acuerdo con los hallazgos y demás análisis presentados en este documento, se puede asumir que las variables clave son la base para la definición de indicadores antes y después de la intervención organizacional en una pyme, localizada en estadio 2; definiendo la brecha identificada y fundamentando la gestión de mejora para hacer la transición a estadio 3 y haciendo seguimiento a los planes de acción formulados y compartidos con los actores clave del proyecto de mejora.

En este orden de ideas, y con ocasión del alcance aquí fundamentado, la gestión de las"variables reguladoras y de palanca"orientan el proyecto de mejora del estadio 1, al revisar, adecuar y optimizar la estructura organizacional de la empresa y dar piso a la elaboración de propuestas de planes de acción que orienten la fundamentación del sistema de información de la empresa, y la logística de operaciones, facilitando la transición al estadio 2.

Los énfasis en el estadio 2 y estadio 3 están localizados en el plano táctico y estratégico, respectivamente, de la empresa intervenida, teniendo como entregables de la gestión la propuesta que identifique el plan de acción para hacer las transiciones aludidas y relaciones referidas en el Figura 3 y Figura 4.

Se impone utilizar este nuevo modelo en las prácticas de investigación correspondientes y verificar las bondades y debilidades, como propósito fundamental para orientar labores de coaching y de soporte a la gestión de la empresa Pyme, dirección en la cual se orienta el G3Pymes¹⁹ de la Universidad EAN.

Aporte a la teoría gerencial

Con los resultados arrojados en esta investigación, utilizando el MicMac como herramienta de trabajo, se puede inferir que la configuración de la interacción que arroja todo el análisis del PENTEX sería:

En detalle, y en la medida en que se habla de unidades de negocio ya constituidas, se estima que la base de la gestión debe estar localizada en la estrategia (Huan-ga and Leeb. 2012: 612 y 613) (Guerras-Martin, Madhok & Montoro-Sánchez, 2014) (Jin and Bai. 2011), para que, a partir de allí, se centre la atención en la producción o prestación de servicios y en su planeación (Tovar, Pérez-Uribe y Ocampo-Guzmán D. 2015). Cubiertas estas necesidades se habilitarán espacios en la gestión de las variables: orientación al mercado (Botero Ardila. 2011), conocimiento (Pérez-Uribe & Ramírez-Salazar. 2015) y comercio exterior (Pérez-Uribe, Nieto, Velázquez, etal. 2009, p. 217). Con fundamento en el desarrollo así consolidado, se enfoca la acción de la empresa en la estrategia de producto (Hsu. 2011:408 y 409) (Remerya, Masclea & Agardb. 2012) y en el desarrollo continuo del equipo humano (Pérez-Uribe & Ramírez - Garzón 2015). Esta ruta, vista de manera generalizada, será la base para lograr la modernización e innovación en la gestión de una Pyme y acceder a los desarrollos propios del estadio 4²⁰ (Pérez - Uribe, Nieto, Velásquez, et al. 2009; Pérez-Uribe, etal. 2013; Pérez-Uribe & Nieto, 2014; Pérez-Uribe 2014).

Conclusiones

Las herramientas que normalmente son utilizadas en prospectiva, en la medida en que son instrumentos para facilitar el análisis, pueden tener un alcance mayor, permitiendo, en este caso, organizar y plantear otras formas de diagnóstico y evaluación de la gestión de una organización.

Producto de la aplicación comentada, el MicMac permitió la priorización e identificación, dentro del sistema, de cada una de las variables cuya criticidad o potencialidad permiten predeterminar los impactos de las decisiones y acciones en una organización.

En este caso particular, el modelo para la evaluación de la gestión en las organizaciones (PENTEX) se pueden evidenciar la sintaxis de causalidad de los componentes organizacionales más importantes; la estrategia, la orientación al mercado, la gestión del conocimiento, el comercio exterior, la estrategia de producto y el desarrollo continuo del equipo humano, para expresarlos en un conjunto de las variables que identifican cada una su potencial en la consecución de objetivos y resultados; variables conflictivas, de palanca y reguladoras, que permiten orientar acciones y recursos en la organización, además de preconcebir la función específica de cada una en el sistema presentado.

De acuerdo con lo comentado, podemos aproximar los siguientes beneficios obtenidos: a. estímulo de la reflexión colectiva en el seno del equipo de expertos sobre los aspectos sensibles de un sistema (PENTEX); b. permitió el aporte y la compilación de las ideas de los participantes en el análisis; c. se pudo realizar la descripción de un sistema con la ayuda de una matriz que relaciona todos sus elementos; d. se llevaron percepciones individuales a datos cualitativos, expresados en equipo y puestos en común, e. Se complementaron enfoques diferentes entre los actores - expertos; f. hubo cuestionamiento de paradigmas y estereotipos individuales, puestos en común sobre una temática específica; g. se exploraron múltiples e inciertos futuros inmediatos.

Anexo n°1,- Aspectos y características del método MICMAC²¹

Objetivo del método

El análisis estructural es ante todo una herramienta de estructuración de ideas. Ofrece la posibilidad de describir un sistema con la ayuda de una matriz poniendo en relación todos sus elementos constitutivos. Estudiando esta relación, el método permite hacer aparecer las variables esenciales a la evolución del sistema. Es posible utilizarla sola (como ayuda a la reflexión y/o a la decisión), o de integrarla en una gestión prospectiva más completa (escenario).